OkiOki

Opgelet, na het lezen van deze blogpost verdwijnt de zin ‘ik moet mijn boekhouding nog doen’ bijna helemaal uit je gedachten of conversaties. Ik ga wel uit van deze beginsituatie: Je levert al je inkomende en uitgaande facturen digitaal aan je boekhouder. Door ze op te laden in een systeem waar je boekhouder mee werkt. Zoals Yuki. Als je dat niet doet hoop ik dat je tenminste je documenten al digitaal in een gedeelde cloudmap aanlevert. (En als je nog je alles op papier doet en elke kwartaal een map of doos naar je boekhouder brengt, wil ik het gewoon niet weten.)

Om onze boekhouders tevreden te houden en hun werk binnen de wettelijke termijnen te kunnen laten doen is het belangrijk dat wij als ondernemer tijdig onze documenten bezorgen. Zowel de inkomende als uitgaande facturen, bonnetjes, transacties op onze rekening enz. Bij mij moet dit elk kwartaal gebeuren, maar eigenlijk doe ik hier zo ongeveer elke dag iets voor. Allez, het is te zeggen: ik doe er zelf bijna niets voor, maar mijn ‘boekhouding’ is wel altijd up-to-date. En dat terwijl ik nooit ‘mijn boekhouding’ doe, of toch nie meer dan een 1 uurtje per maand of zo.

Inkomende facturen

Laten we het eens hebben over de inkomende facturen. Hoe krijg jij je te betalen facturen binnen en hoe stuur je ze naar je boekhouder? Bij mij is het zo:

• Sommige komen automatisch in het boekhoudsysteem (yuki in mijn geval) terecht. Door te mailen naar mijn yuki-emailadres komen facturen automatisch juist terecht. Dus bij de leveranciers waar het kan, geef ik dat yuki-mailadres als ‘facturatie’-mailadres in.

• Een aantal facturen komen nog per post (!) binnen, meestal van overheden of verzekeraars is mij opgevallen. We kunnen het er over eens zijn dat sommige van die organisaties op administratief vlak toch nog een decennia achter zijn op de rest. Ik zoek altijd uit of het echt niet digitaal kan. Indien niet, dan is het echt kwestie van nog eens te vloeken hoe het toch mogelijk is en gewoon de factuur in te scannen.

• Sommige facturen komen binnen via een systeem als Doccle.

• Ook in mijn mailbox krijg ik regelmatig documenten binnen.

• En dan zijn er nog de bedrijven waar je godbetert zelf je factuur moet gaan halen in je account. Vaak is dat ook echt een zoektocht en helemaal frustrerend als je op geen enkele manier de factuur gemaild kan krijgen.

Voor de facturen die via post, mail of systemen als Doccle toekomen, zette ik vroeger het document ergens op mijn schijf of in de cloud om ze nadien tegelijk op te laden in Yuki. Om dan daarna de transacties op bankrekening te overlopen en te bedenken of ik voor elke transactie een document had opgeladen.

Het kan anders

Maar wat als ik je vertel dat je met een tool zelfs dát niet meer zelf hoeft te doen? Wat als ik je zeg dat je zelf bijna niets meer moet opladen? Dat je enkel met je facturen en betalingen moet bezig zijn wanneer er iets NIET klopt, en niet met ELKE factuur of transactie?

Okioki is onmisbaar geworden

De Belgische tool OkiOki regelt dat allemaal voor jou. Je koppelt OkiOki aan je mailbox, aan een cloudmap, aan je bankrekening en creditcard. Bij elke mail waar het over een factuur gaat, stuurt Okioki de factuur automatisch naar je boekhouding (yuki in mijn geval) en zoekt op je rekening de bijhorende transactie. Als Okioki dit allemaal zelf vindt, hoef jij niets te doen, maar dan ook echt niets. Dan ben je helemaal okioki ;-) Het document zit netjes in je boekhoudsysteem en er is gecheckt of er een betaling voor is. Vindt Okioki voor een transactie op je rekening geen document, of omgekeerd: voor een document geen transactie? Pas dan zal je van Okioki een melding krijgen dat je iets moet doen.

Deze dingen moet je dus niet meer doen als je Okioki hebt, laat het eens goed tot je doordringen:

• elke inkomende factuur die binnenkomt downloaden en ergens opslaan of in een mapje steken of elke mail met daarin een factuur forwarden naar je boekhoudemail…

• je mailbox van de voorbije maand of kwartaal overlopen en zoeken naar inkomende facturen

• je rekeninguittreksels van de voorbije maand of kwartaal transactie per transactie overlopen en zoeken of je er een document voor hebt

• checken of je een betaling hebt ontvangen van je eigen facturen - checken of je wel zelf alles betaald hebt

Denk eens hoeveel tijd (en ook gevloek ‘bah ik haat administratie’) dit scheelt?

Wat met facturen die niet via mail binnenkomen?

Alle facturen die niet via mail binnenkomen (en ook niet rechtstreeks in Yuki terechtkomen), die zet ik een mapje OkiOki op Google Drive, waar OkiOki toegang tot heeft. En vanaf dan gebeurt hetzelfde: OkiOki zoekt de transactie, en stuurt netjes document+transactie naar Yuki.

Er is meer

Met OkiOki kan je trouwens op het dashboard altijd zien hoeveel je nog moet betalen, hoeveel je nog gaat ontvangen. En ook dit: je papieren facturen scannen, uitgaande facturen en offertes maken, en je credit card statements worden ook makkelijk automatisch verwerkt.

Het is echt de moeite, ga zeker eens kijken op de OkiOki-website. Wie met OkiOki werkt wil of kan echt niet meer zonder.