Domino of zo
Kijk je ook naar het VRT 1 programma Andermans Zaken? Dan heb je misschien in de aflevering over Bloemenboerderij Lent gezien dat in je eentje een bloemenboerderij runnen allesbehalve makkelijk is. En dat je er alles aan moet doen om te kunnen bezig zijn met wat je het meeste opbrengt. Dat betekent dan ook: de andere noodzakelijke dingen zo efficiënt mogelijk aanpakken, zodat je daar geen kostbare tijd mee verliest!
Voor Reina van biobloemenboerderij Bes en Bloem heb ik vanalles bedacht om haar administratief werk van een aantal processen te verminderen of zelfs te doen verdwijnen. De nieuwe website die ik maakte is maar een deel van het verhaal. Achter de website gebeurt er intussen nog heel wat.
Het volledige aanbod van Bes en Bloem kan nu via de website aangekocht worden: plukabonnementen, cadeaubonnen en workshops. Processen die anders allemaal via veel over een weer gemail zouden gebeuren. Afspreken, wachten op antwoorden, het doorgeven van een rekeningnummer voor betalingen, het checken of betalingen zijn binnenkomen, achter betalingen aan zitten, misschien zelf het maken van facturen, namen bijhouden, gegevens noteren, enz… Zie je het voor je?
Nu gebeuren die aankopen en inschrijvingen via de website, en dat doet heel wat andere systeempjes in gang schieten. Een klant betaalt iets en dat is het eerste dominoblokje dat valt in een lange rij…
Bes en Bloem verkoopt digitale cadeaubonnen via de website
de klant bestelt en betaalt de bon via de website, vult daar ook de info in die op de bon mag komen, want de bon automatisch ingevuld met de juiste info
er wordt automatisch een factuur aangemaakt die de klant direct via mail ontvangt
eventjes later ontvangt de klant een ingevulde gepersonaliseerde en mooi vormgegeven cadeaubon in zijn mailbox. Klaar om af te drukken of digitaal door te sturen als cadeau.
voor Reina komen alle verkochte cadeaubonnen natuurlijk in een lijstje
Bes en Bloem organiseert een heel seizoen lang workshops op het bloemenveld:
de klant kan rechtstreeks via de website inschrijven en zijn of haar inschrijving onmiddellijk betalen
alle inschrijven komen netjes in een lijstje terecht
De plukabonnementen
Bes en Bloem is ook een CSA boerderij. Deelnemers kopen dan eigenlijk een oogstaandeel. Daarbij hoort een ‘overeenkomst’ die de klant dan getekend terugbezorgt aan de boerderij.
dus wie een plukabonnement koopt en betaalt via de website krijgt automatisch een mail met het juiste ‘contractje’ om digitaal in te vullen
voor elk soort plukabonnement komen de deelnemers op een lijstje
Al deze contacten komen ook automatisch in Reina’s emailmarketingprogramma terecht. Zo kan ze indien nodig de juiste groep mensen een mailtje sturen. De lijstjes houden het voor haar overzichtelijk wie wat waar heeft gekocht of wie voor wat is ingeschreven.
We hebben hier heel wat tools ingezet en met elkaar laten communiceren: Squarespace, Plug&Pay, Zapier, ConvertKit, een tool om invulbare pdf’s te maken, en natuurlijk ook wat Google Workspace tools.
Het klinkt misschien een beetje ingewikkeld, maar eigenlijk zijn dit nog redelijk eenvoudige zaken om te aan te pakken. Wat het vooral zo goed maakt is dat Reina hiermee zo ongeloofelijk veel tijd wint om te doen wat ze liefste doet, bezig zijn met de bloemen op haar veld. Het was een hele klus, maar zo fijn om te zien hoe alles op rolletjes loopt nu!
Ook hulp nodig? Wil je eens samen kijken in welk deel van jouw werk we iets kunnen automatiseren?
Boek vandaag nog een call
en voor wie misschien de titel van deze blogpost niet snapt, googlen maar 😃
