Notion database als fichebak

Eén van mijn klanten noemde me onlangs ‘database-nerd’. Wel ja, ik ga dat niet ontkennen en ik vind het eigenlijk wel een compliment! Informatie ordenen en zorgen dat het op veel verschillende manieren bruikbaar wordt, dat vind ik echt heel leuk. En vooral omdat je tegenwoordig je informatie veel beter kan organiseren dan vroeger. Geen fichebakken meer, geen dossiers en kasten met hangmappen, geen losse docs in je computer. En ook geen Excel! Want Excel dient om te rekenen, niet om informatie in te bewaren.

Zoals je al in de deze post en deze post kon lezen werk ik het liefst met Notion voor het organiseren van informatie. Gewoon omdat je er echt alles (tekst, beelden, links, files) in kan steken, het kan organiseren zoals je wil en het daarna op zoveel manieren bruikbaar wordt. Intern in Notion kan je het koppelen aan andere informatie, je kan het linken met andere tools, je kan de database voeden door externe tools...

Klantendossiers

Dus toen Sofie van Hondersteboven mij vroeg om te zoeken naar een manier om haar klanten in groepjes te kunnen indelen en ook te weten wanneer haar klanten jarig zijn, dan werd hier de leukste database gemaakt tot nu toe. Jep, een hondendatabase!

In de database kan Sofie per klant heel wat informatie bewaren:

• Alle nodige gegevens van de hond zoals de naam, geboortedatum, het ras.

• De contactgegevens van de begeleider

• Wanneer de hond jarig is en hoeveel jaar die wordt op de volgende verjaardag

• Welke soort les deze hond volgt

• Notities bijhouden over de vorderingen van de hond op zijn of haar eigen pagina

Wat je er dan mee kunt doen

Het maken van een database is natuurlijk geen doel op zich. Het is een kader om van te vertrekken en er dan echt mee te kunnen werken. En het te gebruiken voor allerlei processen in je bedrijf. Eventueel gekoppeld aan andere tools.

Wat Sofie nu of later met deze hondendatabase kan doen:

• Elke nieuwe hond/klant in de database toevoegen

• Van de hond een foto nemen en die onmiddellijk in de persoonlijke pagina opslaan.

• Notities nemen en bewaren op de pagina van de hond

• Bij verjaardagen een verjaardagsmail / cadeautje sturen

• Checken wie de actieve klanten zijn op dit moment

• Filteren op soort les, en zo eventueel gerichte acties opzetten

• Als het gaat over groepjes voor de groepslessen kan ze dit nu heel visueel gaan aanpakken. Door te spelen met de databaseviews en te filteren. Eventueel spelen met extra filters als het niveau van de hond, het voorkeursmoment voor lessen van zijn begeleider. Zo ziet ze in één oogopslag wie in welk groepje kan. En zo kan ze makkelijker voorstellen doen voor een volgende reeks lessen en vooral het vastleggen ervan vereenvoudigen.

• Deze lijst kan ze makkelijk exporteren naar een emailingtool om nieuwsbrieven te sturen.

• Nieuwe klanten die een afspraak maken via de website kunnen rechtstreeks in deze database komen waardoor Sofie hier zelf niet voor moet zorgen.

En dit is nog maar het begin.

Eens de database systematisch gebruikt wordt, gaat deze nog evolueren. Misschien dat er gaandeweg nog extra gegevens in verwerkt worden, afhankelijk van wat er nodig is.

Dit zijn voor deze klant de eerste stappen in Notion. Deze database is een eenvoudige manier om er mee te starten, en al een deel van de informatie te gaan beheren. Dit vereenvoudigt al het administratieve proces en zorgt er voor dat alle info samen staat. Het is veel overzichtelijker om mee te werken.

Maar denk eens aan het uitgebreide arsenaal aan oefeningen die Sofie de honden en hun begeleiders aanleert. Alle informatie en kennis die ze heeft over honden. Ook dat zou in Notion kunnen komen. Bepaalde pagina’s van haar Notion zouden kunnen gedeeld worden met de klanten. Zodat zij info kunnen opzoeken of informatie toevoegen en delen.

Allez ja, you get the picture, ik zie nog superveel toepassingsmogelijkheden.

Heb je na dit gelezen te hebben ook het gevoel dat dit je kan helpen?
Laat ons eens samen nadenken hoe!