Hoe je echt tot inbox zero komt

tip

25 jul.

Mag ik ervan uit dat je al wel weet dat een hele dag in je mailbox zitten heel onproductief is? Dat je beter op een paar vaste momenten per dag je mail checkt en behandelt. Met de nadruk op een paar momenten. Want de hele dag in je mailbox zitten betekent telkens afgeleid worden door nieuwe berichten die binnenkomen.

Het is vaak dé tip om productiever te werken en beter om te gaan met je tijd. “Allemaal goed en wel, maar mijn ‘werk’ staat in de mailbox”, hoor ik dan vaak. Tja, daar begint het dus mee. Zorg dat je een beter systeem hebt om alles te verwerken zodat je wel je mailprogramma kan sluiten om echt aan je taken te werken.

Want, nu komt het: een mailbox stroomt over omdat je niets doet met alles wat er in staat. Omdat die info nergens naartoe kan. Dat is het ultieme recept voor overvolle, onoverzichtelijke mailbox. Terwijl je mailbox gewoon moet dienen om te mailen en dus input te ontvangen.

Gelukkig is er een manier om je mails sneller te kunnen behandelen, elke mail maar 1 keer te zien en je mailbox dagelijks leeg te krijgen. En dus sneller te kunnen overgaan tot de orde van de dag en gewoon je werk te doen. Tiago Forte heeft daarvoor een heel heldere methode en zijn aanpak is echt te goed om niet te proberen. Maar zoals bij alles vraagt dit een klein beetje voorbereiding en zit het daarna in het consequent toepassen van de ‘regeltjes’ om het echt zien werken.

Ik zou zeggen: Zet alles klaar om deze tips te volgen, en doe het eens een weekje heel consequent. Wedden dat je er content mee bent en niet meer terug wil?

Voorbereiding

Zorg dat al jouw emailaccounts op dezelfde plaats toekomen. Dus allemaal in je Gmail account, allemaal in je Outlook, allemaal in je Apple Mail. Dat kan je doen door je emailaccounts te forwarden, maar ikzelf vind het handiger om gewoon de emailaccounts te installeren in mijn emailprogramma. Dan kan ik de verschillende mailboxen beter uit elkaar houden.
Probeer de komende maand ook van elke nieuwsbrief die je krijgt jezelf de vraag te stellen of die echt nog de moeite is. Lees je de nieuwsbrief regelmatig? Eerlijk zijn hé? Bij ja ok, bij nee, unsubscribe! Het heeft echt geen zin om jouw mailbox te laten vollopen met mails die je toch niet leest. Dus let go of that fomo.
Stuur zelf minder emails. Echt, als je minder mailt krijg je ook minder emails terug. En je hoeft eigenlijk ook echt niet op elke mail te antwoorden. Dus bedenk bij het maken van een nieuwe mail of het niet beter is om eventjes te bellen, of ergens in de gezamenlijke chat te typen, of gewoon te wachten tot je meerdere topics in één mail naar die persoon kan sturen. Ikzelf beantwoord niet elke mail. Een mail om ‘Ok’ te zeggen stuur ik niet. Ik probeer zelf ook zoveel mogelijk in Notion samen te werken met anderen, waardoor ik daar heel gericht kan chatten rond topics, en dus veel minder heb te mailen.
Je mailbox dient om te mailen, niet om te chatten. Dus zet chatfuncties af.
Een onpopulaire: zet de notificaties af. Zorgen dat je alleen kan zien of er nieuwe mail is door je mailbox te openen. Dus geen geluiden en geen icoontjes op het app symbool. Helpt heel erg om je mailbox niet de hele tijd te checken.

Wat je nodig hebt om slimmer je mailbox te verwerken

Agenda/kalender: Een app voor je agenda, om je afspraken in te noteren en bij te houden. En die natuurlijk gesynchroniseerd is met al je toestellen.
Planning/takenmanager: de tool die je gebruikt om je taken bij te houden, waarin je ‘je werk’ steekt. Waar steek je de taken die je moet doen, waarmee beslis je wat je vandaag, of deze week gaat doen? Voorbeelden zijn Asana, Notion, of apps als Things, Todoist, Omnifocus etc. De meeste van die tools hebben een connectie met mailprogramma’s of hebben de mogelijkheid om er taken naar te mailen. Zoek dat op, stel dat in. Dan kan je later taken die uit emails in je mailbox komen rechtstreeks naar je takenlijst overzetten.
Een notities-app of app waarin je informatie wil bijhouden en noteren. Zoals Evernote, of Notion. Ook hier, onderzoek of het vanuit je mailbox rechtstreeks naar die app kan sturen.
Een app of systeem voor de dingen die je wil bijhouden om later te lezen. Apps zoals Instapaper, Pocket, Keep of de ‘leeslijst’ van je browser.

Elke mail 1 keer open en 1 beslissing nemen

Nu je alles hebt klaar gezet komt the fun part. Je gaat vanaf nu elke email maar 1 keer zien. En bij elke email 1 beslissing nemen.

Lees de mail en doe 1 van deze acties:

Archiveer | voor die mails die je leest maar waar verder geen actie is vereist.
Antwoord en archiveer | voor die mails je binnen de 2 min kan beantwoorden. Doe het en archiveer de mail.
Maak een taak en archiveer | voor mails die een duidelijk taak voor je bevatten (en ook voor mail die je later moet beantwoorden omdat er nog iets voor moet gebeuren)
Zet een afspraak in je agenda en archiveer | voor die mails die over afspraken gaan.
Stuur het naar je notitie-app en archiveer | Voor die mails die info bevatten die je moet bijhouden.
Stuur het naar je lees-later-app en archiveer | Voor die mails die info bevatten die je later wil lezen.