Ik stel je voor aan mijn P.A.: Calendly
Ik heb een persoonlijke assistent die afspraken met klanten plant in mijn agenda, op die momenten dat ik dat wil. Afspraken regelen doe ik dus niet meer zelf. Ik laat het volledig over aan mijn assistent en zijn of haar naam is Calendly.
Zeg eens eerlijk, hoe vaak heb jij zoiets voor:
Bij mij was dit wel ongeveer wekelijkse kost. Irritant, want dat is echt wel veel over en weer gemail. En zonde van mijn tijd. Tijd die ik liever aan andere zaken spendeer in mijn bedrijf. Dus had ik echt een tool nodig om die onnodige mails te vermijden: Calendly.
In het heel kort: Calendly is een tool die je koppelt aan je agenda (of meerdere agenda’s). Je geeft in Calendly in op welke momenten afspraken gepland kunnen worden. Je maakt types ‘afspraken’ (vb een meeting van 1uur, een kennismaking van 30 min….) en elk van die types heeft ook een eigen weblink. Je stuurt de weblink van de meeting naar je klant, en die kan onmiddellijk iets inplannen in jouw agenda, volgens de schedule die je hebt ingegeven in Calendly. Dat is dus 1 mail! Of als je Calendly integreert op je website… zelfs geen mail. Je kan bevestiging- en herinneringsmails instellen, koppelen met online meetingstools als Zoom, en via alleskunner Zapier nog aan heel wat andere tools.
Hoe ik het gebruik:
Wie met mij een kennismakingsgesprek wil inplannen, kan dat via mijn website en Calendly onmiddellijk inplannen. Het komt automatisch in mijn agenda app en in mijn planning in Notion. Wie geboekt heeft krijgt een bevestiging, en een dag voor de afspraak zelfs nog een herinnering.
wie een You Rang My lord-call boekt, kan het inplannen in mijn agenda, en wordt door allerlei automatisaties ook rechtstreeks doorgestuurd naar een betaalpagina in Stripe. De afspraak komt automatisch in mijn agenda, en in mijn planning in Notion en daarbij krijg ik ook een melding dat ik dan een nieuwe klant en factuur moet aanmaken. Al zou dat laatste zelf ook automatisch kunnen, maar is op dit moment gewoon nog niet nodig in mijn business.
Bestaande klanten met wie ik een afspraak wil plannen krijgen een link naar bv de Meeting-van-1-uur-met-Mélanie en plannen het op minder dan 2 minuten in. Ook hier komt het in mijn agenda en in mijn Notion.
En stel dat ik zelf wat data en momenten wil voorstellen, los van de vaste regels die ik maakte in Calendly, dan maak ik een ‘one-off meeting’ aan. Ik selecteer momenten waaruit de persoon kan kiezen en ik stuur de link door.
Calendly kan ook rekening houden met je reistijd, met hoeveel tijd je tussen meetings wil, hoeveel van de types meeting je op één dag of na elkaar wil… Kortom, je kiest zelf en Calendly zorgt voor de rest.
De voordelen die ik ervaar met deze tool:
Je wint ZO VEEL tijd door niet over en weer te moeten mailen.
De tool verstuurt bevestigingen en herrinneringen met alle meetinginfo (als je dat wil hé).
Je kan het koppelen aan verschillende agenda’s en andere tools zoals zoom
Ik vind het ook wel professioneel overkomen: de tool op zich, maar ook het feit van de bevestigingsmail en de herinneringen, toch?
Maar de grote voordelen zitten ook echt hierin:
Het is ideaal voor people pleasers die het moeilijk vinden om nee te zeggen als een klant een moment voorstelt die je zelf eigenlijk liever voor iets anders gebruikt.
En ook als je zelf meer je eigen planning wil volgen omdat je met misschien ook met themablokken of themadagen werkt. Je wil bijvoorbeeld geen meetings in de voormiddag omdat je dan het productiefst bent. Wel, door niet zelf met je klant te communiceren over afspraken ga je jezelf niet meer horen zeggen “ik kan ook wel in de voormiddag hoor.”
Loopt het dan nooit fout?
Heel af en toe, als IK vergeet in Calendly in te geven dat ik op een bepaalde dag geen meetings wil. Maar als je dat wel goed opvolgt, dan is deze tool echt een winner.
Er zijn trouwens nog andere gelijkaardige tools op de markt (Zoals Acuity Scheduling en Zeeg). Dus je hoeft ook niet voor Calendly te kiezen omdat ik dat doe. Zolang zo’n tool ongeveer hetzelfde kan doen, heb je veel tijd gewonnen!
Wil je er meer over weten of ben je overtuigd maar geen zin om het zelf te fixen?
Boek maar een afspraak in ;-)
