Informatie uitwisselen met klanten
Terwijl ik met verschillende interessante projecten tegelijkertijd bezig ben, realiseerde ik me dat zelfs ik nog wel wat kan doen om slimmer te werken en tijd te winnen. Nu het wat drukker is vallen me wat dingen op die een beetje wringen. Maar actiegericht zoals ik ben, zijn de eerste stappen tot optimalisatie al gezet.
Zowel voor, als tijdens, als na het afwerken van een project, wordt er informatie uitgewisseld tussen mezelf en mijn klant. Ik heb een briefing of info nodig om te kunnen starten. Tijdens de opdracht wordt er al eens vraag gesteld, moet er al een overlegd worden. En als ik klaar ben vind ik het leuk om voor de klant een overzicht te bezorgen met info, wat ik heb gedaan, een Loom-filmpje en binnenkort ook een Tango.
Bij het slimmer maken van iemands werkprocessen heb ik meestal dit nodig: keuze van tools, inloggegevens van de tools, stukken tekst en andere belangrijke info. Ikzelf merk dat ik vaak uitleg geef over tools om de klant te helpen met keuzes maken. En dat sommige mensen echt wel wat begeleiding nodig hebben bij sommige acties die ik vraag om te doen.
Het werd tijd om al die zaken wat te gaan optimaliseren
zodat ikzelf dit makkelijker kan doorgeven, opvragen, bijhouden.
zodat ik geen dubbel werk doe (informatie over de prijs en functionaliteiten van tools opzoeken bijvoorbeeld)
de info die ik nodig heb van klant ‘sturen’ (ten voordele van de volledigheid, niets meer vergeten vragen, niet meer merken dat ik een instelling niet kan doen omdat ik die bepaalde keuze niet voor de klant kan maken)
Dus ook al is het momenteel heel druk, ik heb niet gewacht tot het weer wat kalmer is om hier iets aan te doen. Want ja, veel kans dat het er dan weer niet van komt, toch? Ik ben er mee aan de slag gegaan om een systeem op te zetten waarmee ik dan later een hele tijd voort kan. En net omdat het nu druk is, is het een goed idee. Nu ‘voel’ ik goed wat ik nodig heb en ik kan along the way testen of het beter werkt voor mij. Tegelijkertijd is het nu een fundament leggen. Nu even wat extra werk om alles in te stellen, maar daarna is het gewoon kwestie van gebruiken en regelmatig updaten.
Tools database
Ik ben een database aan het maken van de tools die ik vaak inzet bij klantprojecten. Hierin bewaar ik algemene informatie over wat de tool precies doet, voor- en nadelen tov gelijkaardige tools, prijzen enz. Wanneer ik een klant informatie wil geven over een tool kan ik deze info gewoon delen.
Klantentodo’s database
Een database voor de taken die een klant voor mij moet doen vooraleer ik kan starten aan de opdracht. Taken als ‘Maak een account bij Plug&Pay’, ‘Maak een account bij Mollie’, ‘Koop een domeinnaam’. Met daarin een duidelijk stappenplan wat er moet gebeuren. Zo ook voor de info die ik nodig heb om afspraakttypes te maken in apps zoals Calendly of Acuity, of de concrete info (beschrijving/prijs/…) over producten voor de checkouts in Plug&Pay.
Ik merkte vaak dat ik toch altijd wel iets te kort had om alles in één keer te kunnen afwerken. Of zelf keuzes moest maken over instellingen, die ik daarna toch even met de klant moest checken. Om ze dan eventueel weer te gaan aanpassen. Nu ben ik systematisch en heel gedetailleerd aan het bijhouden wat ik bij welke tool moet weten.
Stappenplannen tech tools database
Maar ook voor mezelf is het interessant om bij te houden wat er in een tool moet gebeuren om alles correct in te stellen. Bij tools die ik vaak gebruik kan ik de meeste dingen intussen blindelings maar er zijn altijd tools die wat minder vaak aan bod komen. Dus maak ik nu ook voor mezelf van verschillende acties in tools een stappenplan zodat ik makkelijk kan gaan terugkijken wat waar staat. Wat ik waar kan instellen etc. Wat ik niet mag vergeten. Waar ik moet op letten.
En de uitwisseling zelf?
Die gebeurt in een gedeelde Notion pagina. Dat betekent dat ik mijn klanten wel vraag om een gratis account te maken in Notion. Alleen zo kunnen ze ook typen in de gedeelde pagina om mij info te bezorgen. Alles om tientallen mails over en weer te vermijden.
