DO-date
Tijd om eens een planninghack te delen. Eentje die kan helpen om een beter overzicht te houden voor je taken binnen projecten. En niet de hele tijd met deadlines te flirten.
Mag ik er even van uit gaan dat jouw planning niet enkel meetings bevat maar ook blokken waarin je aan bepaalde taken werkt. De wijze dames van Werk&Leven leerden me jaren geleden al dat een afspraak met jezelf evenveel waarde mag hebben als een afspraak met een klant. Dat het dus ook heel slim is om ‘het werken aan taken’ in je agenda en planning te zetten en daar niet te snel met te schuiven.
En bij het uitvoeren van jouw taken horen ongetwijfeld ook deadlines. Wel mijn tip is: geef elke taak naast een deadline-datum ook een doe-datum.
Een project heeft een deadline. Een project bestaat uit verschillende kleinere taken, die meestal afhankelijk zijn van elkaar. Elke taak heeft dus ook wel een deadline. Maar bij het maken van je planning is het dan heel handig om al die taken ook een doe-datum te geven.
Deadline (due-date) is tegen wanneer het af MOET zijn. Doe datum (do-date) is wanneer je het gaat DOEN. Met die doe-datums maak je dus je planning om je projecten stap voor stap af te werken.
Zeker als je werkt met een tool om je taken te beheren is het interessant. Want je wil je taken niet alleen zien verschijnen op de deadline datum, wanneer het misschien al bijna te laat is om aan de taak te werken?
Voordelen:
Je plant echt wanneer je wat gaat doen
Het wordt heel zichtbaar in je planning wat je wanneer te doen hebt
Je kan werkt wat meer op voorhand, zonder heel de tijd deadline-druk te voelen.
Je kan al eens schuiven met taak zonder dat de deadline halen in het gedrang komt
Minder tijd verliezen met het herbekijken/herplannen van je projecten en takenlijst
Minder stress, zeker weten!
Hoe pak ik dat aan?
Mijn projecten hebben een deadline of einddatum tegen wanneer het klaar moet zijn. Elk project wordt onderverdeeld in kleinere beheersbare taken, die ik oplijst wanneer een project gepland/gestart is.
Wanneer ik mijn planning maak, bekijk ik welke taken moeten gebeuren, welke taken afhankelijk zijn van elkaar. Sommige taken vereisen deep work, andere zijn kleinere taken die veel minder tijd in beslag nemen.
Ik geef de taken een deadline rekeninghoudend met de volgorde waarin de taken moeten gebeuren en de algemene projectdeadline. Daarna bekijk ik mijn planning en kies momenten uit om aan die taken te werken. Ik geef de taken een doe-datum.
Zo heb ik een duidelijk actie-plan om aan het project te werken. Ik weet perfect wanneer ik welke taken ga doen, en zie heel visueel weergegeven vooruitgang ik het project. Stel dat ik eens met een taak wil schuiven, weet ik dat ik nog niet direct over de deadline ga. Het is namelijk niet de allerlaatste dag dat ik aan die taak kan werken.
